Date d’effet : 1 octobre 2024
1- Préambule
Le cabinet Avocats Victor Hugo s’engage à protéger les données personnelles collectées dans le cadre de ses activités professionnelles, tout en préservant les droits et libertés des personnes fournissant ces données. Cette politique de confidentialité témoigne de son engagement à utiliser les données de manière responsable et limitée.
Le cabinet Avocats Victor Hugo respecte les lois et règlementations en vigueur, notamment la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, la loi pour la « Confiance et l’Économie Numérique » n°2004-575 du 21 juin 2004, ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles. De plus, le cabinet Avocats Victor Hugo est soumis à une obligation de confidentialité stricte liée à l’exercice de sa profession, conformément à l’exigence de secret professionnel.
2 – Responsable des traitements
En tant que Responsable de traitement, la SELARL Avocats Victor Hugo est responsable de la collecte et des traitements de données personnelles des Personnes concernées pour son cabinets, 1 Place du Général Leclerc, 24000 Périgueux, Nouvelle Aquitaine, France
3 – Données collectées et traitées
3.1 – Données nominatives
Les données recueillies par le cabinet Avocats Victor Hugo qui sont des données nominatives, ont une vocation identificatrice ce qui leur confère la qualité de données à caractère personnel et, de ce fait, doivent répondre pour leur collecte et traitement, aux exigences législatives et réglementaires en vigueur.
Les données recueillies par le cabinet Avocats Victor Hugo sont :
– nom et prénom ;
– adresses postales et électroniques ;
– numéros de téléphone et fax ;
– informations professionnelles (fonction, entreprise etc.).
3.2 – Données à caractère particulier
Pour assurer la défense de ses clients dans le cadre de son activité professionnelle, le cabinet Avocats Victor Hugo peut être amené à collecter et traiter des données particulièrement sensibles telles que des données médicales, considérées par la loi comme des « catégories particulières de données à caractère personnel ». En tant qu’auxiliaire de justice, la loi autorise le cabinet Avocats Victor Hugo à traiter ces données particulières dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice dans l’exercice de sa profession.
3.3 – Données relatives aux infractions et condamnations pénales
Le cabinet Avocats Victor Hugo, dans le cadre de son activité, est amené à collecter les données des personnes concernées relatives aux infractions et aux condamnations pénales. La nature particulière de ces données nécessite des mesures de traitement spécifiques.
Toutefois, étant donné la nature de l’activité professionnelle du cabinet Avocats Victor Hugo en tant qu’auxiliaire de justice, la loi autorise le traitement de ces données pour l’exécution des missions qui lui sont confiées par la loi.
4 – Fondement juridique de la collecte et du traitement des données personnelles
Le fondement juridique de la collecte et du traitement des données personnelles des personnes concernées varie en fonction des différents types de traitement.
Pour les traitements relatifs à la gestion et au suivi des dossiers, la collecte et le traitement des données ont pour base juridique l’exécution contractuelle ou précontractuelle de la demande de la personne concernée, ainsi que l’exécution d’une obligation légale ou réglementaire par le cabinet Avocats Victor Hugo.
Pour les demandes et messages adressés via le Site, un consentement explicite est également requis et celui-ci est formalisé par l’envoi du message par e-mail.
En ce qui concerne la collecte et le traitement de données personnelles dans le cadre de l’envoi d’une newsletter par le cabinet Avocats Victor Hugo, les personnes concernées doivent consentir de manière explicite lors de la fourniture de leur adresse électronique. Ce consentement est formalisé par la demande d’inscription à la newsletter et peut être retiré à tout moment par la personne concernée.
L’objectif de la collecte de données personnelles par le cabinet Avocats Victor Hugo est de les utiliser dans le cadre de son activité professionnelle.
Les données personnelles des personnes concernées sont collectées et traitées dans les situations ci-dessous :
– gestion et suivi des dossiers des personnes concernées,
– demandes et messages adressés sur le Site du cabinet Avocats Victor Hugo,
– envoi d’une Newsletter du cabinet Avocats Victor Hugo.
5 – Collecte, traitement et stockage de données
le cabinet Avocats Victor Hugo collecte et traite les données personnelles des personnes concernées uniquement dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour les finalités mentionnées. Le traitement de ces données est effectué manuellement ou électroniquement, avec des outils automatisés garantissant la sécurité et la confidentialité des données. Les données sont stockées sur un serveur situé dans les locaux du cabinet Avocats Victor Hugo à Périgueux.
6 – Durée de conservation des données
Le cabinet Avocats Victor Hugo garde les données personnelles des personnes concernées pour une durée limitée, en fonction de la réalisation de l’objectif et des buts mentionnés dans la Politique de confidentialité actuelle. En raison de l’obligation de conservation des dossiers inhérente à l’activité professionnelle du cabinet Avocats Victor Hugo, les données personnelles des personnes concernées seront stockées pendant une période de cinq ans après avoir atteint les objectifs poursuivis.
7 – Sécurité du traitement des données et sous-traitance
Le cabinet Avocats Victor Hugo traite toutes les informations fournies par les personnes concernées avec le niveau de diligence et de sécurité nécessaire. Ces informations ne seront pas utilisées autrement que dans les conditions énoncées dans la présente Politique de confidentialité, ou sans le consentement explicite des personnes concernées, si ce consentement est requis. le cabinet Avocats Victor Hugo met en place des mesures de sécurité visant à protéger les informations conservées contre toute perte, utilisation abusive, accès non autorisé, divulgation, modification ou destruction.
Le cabinet Avocats Victor Hugo garantit le respect de la présente Politique de confidentialité par l’ensemble de ses sous-traitants amenés à réaliser des traitements de données à caractère personnel pour son compte dans le cadre de son activité professionnelle.
8 – Communication à des Tiers
Le cabinet Avocats Victor Hugo ne partage les données personnelles collectées et traitées qu’avec des tiers strictement nécessaires pour la gestion et le suivi des dossiers. Ces tiers peuvent inclure des huissiers de justice, des autorités administratives, des juridictions et magistrats, des correspondants et postulants, des conseils, entre autres. La transmission de données personnelles peut également avoir lieu si elle est autorisée et si la personne concernée est informée des tiers en question. Le cabinet Avocats Victor Hugo ne communique pas les données personnelles à d’autres tiers sans le consentement explicite des personnes concernées.
9 – Transfert de données à l’étranger
Le cabinet Avocats Victor Hugo ne transfère pas les données personnelles collectées et traitées en dehors du territoire de l’Union européenne, sauf si cela est nécessaire pour la gestion des dossiers ou si la personne concernée a autorisé un transfert vers un pays tiers qui offre un niveau de protection adéquat, tel que défini par les autorités de contrôle. Le cabinet Avocats Victor Hugo peut également transférer des données à un sous-traitant autorisé par la personne concernée.
10 – Droits des personnes concernées
10.1 – Droit d’information
En application de la réglementation en vigueur dont le Règlement européen (UE) 2016/679, les personnes concernées doivent être informées des modalités, finalités et des droits afférents au traitement de leurs données personnelles.
10.2 – Droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, de portabilité des données à caractère personnel
Les personnes concernées ont le droit d’accéder à leurs données personnelles. Elles peuvent demander au responsable de traitement ou au sous-traitant de confirmer si leurs données sont ou ne sont pas traitées. Les personnes concernées peuvent également demander la rectification, le complément, l’effacement, la non-utilisation ou la limitation du traitement de leurs données personnelles. Si une personne demande une limitation du traitement, le cabinet Avocats Victor Hugo prendra le temps nécessaire pour vérifier l’exactitude des données personnelles.
Les personnes concernées peuvent demander, dans la mesure des procédés techniques utilisés par le cabinet Avocats Victor Hugo, la réception des données personnelles transmises dans un format structuré, lisible par machine et couramment utilisé. Elles peuvent également demander la transmission de leurs données personnelles à un autre responsable de traitement pour les traitements effectués à l’aide de procédés automatisés auxquels elles ont consenti.
10.3 – Modalité d’exercice des droits
Les personnes concernées doivent adresser toutes les demandes relatives à leurs données personnelles à l’adresse du cabinet Avocats Victor Hugo. Il est nécessaire que les demandes soient signées et accompagnées d’une copie d’un document d’identité comportant la signature de la personne concernée. Il est également requis de préciser l’adresse à laquelle la réponse doit être envoyée. Le cabinet Avocats Victor Hugo dispose d’un délai d’un mois pour répondre à la demande à compter de sa réception.
10.4 – Recours quant à l’exercice des droits
Si le cabinet Avocats Victor Hugo ne répond pas à la demande d’une personne concernée dans un délai d’un mois suivant sa demande, cette dernière a la possibilité de saisir la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en utilisant les coordonnées disponibles sur le site internet https://www.cnil.fr/fr/ . En cas de complexité ou de nombre important de demandes, ce délai peut être prolongé de deux mois.
11 – Recours
Si les droits des personnes concernées en matière de protection des données à caractère personnel ont été violés, elles ont le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente. En outre, si une décision juridiquement contraignante a été prise, les personnes concernées ont le droit de déposer un recours juridictionnel auprès de l’autorité de contrôle compétente.
Les personnes concernées peuvent également déposer un recours juridictionnel si leurs droits conférés par la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel ont été violés en raison d’un traitement de leurs données.
Si une personne concernée a subi un dommage matériel ou moral du fait d’une violation de ses droits en matière de protection des données à caractère personnel, elle a le droit de demander au Responsable de traitement ou au Sous-traitant de réparer le préjudice subi.
12 – Modifications de cette politique de confidentialité
Le cabinet Avocats Victor Hugo informe les personnes concernées de son droit de modifier la présente Politique de confidentialité et s’engage à les informer en cas de tels changements.
Si des modifications sont apportées à la finalité ou aux modalités de la collecte ou du traitement des données personnelles, le consentement des personnes concernées devra être renouvelé, le cas échéant.
13 – Contact
Les personnes concernées peuvent à tout moment contacter le cabinet Avocats Victor Hugo à cette adresse : avocat@cabinetvictorhugo.fr.